13 Passos para escolher melhor seu ERP

Já foi abordado em textos anteriores sobre a importância de escolher o ERP dá melhor forma. O processo de escolha é tão importante quanto a implantação, por isso o portal ERP elaborou um e-book ensinando-nos importantes passos para acertarmos nessa escolha, os quais apresentaremos a seguir.

Passo 1: Decidir estrategicamente

Nesse passo, é importante que a empresa tenha claro quais são os motivos que a levaram a para a implantação ou troca do ERP. Geralmente os principais motivos são ora pela necessidade de ruptura com o atual modelo de gestão, para que ela possa crescer e tornar-se mais competitiva ora pela busca de um maior controle e organização.

Passo 2: Definir objetivos

Importante definir os objetivos a serem alcançados de forma clara e simples. Calcular quanto a empresa vai ganhar com o sistema de gestão também é importante para saber o retorno do investimento.

Passo 3: Calcular orçamento

O orçamento deve atender os investimentos necessários para suportar a infraestrutura para a utilização do ERP. Também é importante reservar verba para aquisição de licenças de outros aplicativos como banco de dados, por exemplo. Feito isso, temos a base para a aquisição do software e como será sua abrangência.

Passo 4: Desenhar processos

Passa pela priorização, onde a empresa vai definir quais processos ou áreas serão implantados. Depois faz-se um levantamento, onde deve ter em mente que algumas áreas estão integradas. Se a comunicação entre processos não estiver clara, há a possibilidade de re-trabalho no futuro. Por fim, tem o mapeamento, onde a empresa deve ter a clareza da maturidade que se encontra em relação a seus processos e regras de negócio, pois o sistema automatiza processos, desde que estes estejam desenhados de forma funcional.

Passo 5: Buscar fornecedores

Após a organização decidir que é hora de trocar ou implantar um sistema de gestão e os seus motivos, é hora de iniciar o processo de seleção e de fornecedores de ERP e serviços de implantação. Nessa etapa pode ser importante a contratação de:

- um gerente de TI, caso a empresa ainda não tenha um; 

- um serviço de consultoria, que ajudará a companhia a escolher um software ERP com um custo benefício interessante.

Nessa etapa também interessante pesquisar outras fontes como empresários do mesmo setor e sites e revistas especializados no ramo.

Passo 6: Avaliar fornecedores

Depois de fazer um busca de fornecedores, é necessário avaliar os pontos importantes no sucesso da aquisição do ERP. É interessante visitar a sede do fornecedor e conhecer departamentos importantes como desenvolvimento de software e suporte ao cliente. Tudo que for adquirido nesta compra deve estar impecável. 

Nesta etapa, na maioria dos casos, as empresas de ERP nomeiam um executivo de contas (ou gerente de contas), responsável pelo atendimento comercial da empresa adquirente, que muitas vezes será um elo entre a organização e as demais áreas do fornecedor de ERP.

Passo 7: Analisar aderência

Um dos passos mais importantes, é o comparativo do mapeamento de processos da empresa adquirente vs. os processos contidos no sistema ERP. Essa comparação tem mais chance de dar certo se for realizada baseada numa RFP (Request For Proposal) enviada aos fornecedores ERP. RFP trata-se da ferramenta usada para organizar itens relevantes, contidos nos processos críticos da empresa, a serem atendidos pelo ERP.

Passo 8: Mapear personalizações

A partir do momento de identificação de itens da RFP que não aderem ao processo da empresa, é importante tomar uma decisão.

A tomada de decisão  avaliará se o processo apresentado pelo sistema atende a necessidade da empresa. Se for necessário adequar o sistema, é importante verificar se esta necessidade é inerente ao setor ou a empresa, caso seja ao setor, pode ser feita uma negociação com o fornecedor uma parceria na personalização.

Quando se toma decisão, elabora-se o mapeamento das personalizações do sistema, visando atender o processo original da empresa. É no mapeamento que conterá as horas necessárias para execução e o valor adicional de suporte após a entrega. 

Passo 9: Assistir apresentação técnica

É apresentação do sistema, com foco no segmento e sub-segmento da empresa adquirente. 

Passo 10: Visitar clientes-referência

Visita à um cliente-referência do fornecedor que está no mesmo segmento e sub-segmento. Nesse momento deve se criar relacionamentos éticos, como uma ótima forma de conhecer novas formas de trabalhar e compartilhamentos de experiência. 

Deve-se tomar cuidado, numa visita, ao colocar informações estratégicas e questões de concorrência, para que não haja embaraços entre a relação das empresas com o fornecedor.

Passo 11: Entender a conta

A empresa em busca do ERP recebe o valor uma proposta com os valores do investimento. Nessa conta estão incluídas:

Proposta comercial - detalhamento dos preços, valores, reajustes, formas de pagamento e demais condições comerciais;

Proposta técnica - contém o escopo do projeto, o que será implantado, treinamento, personalizações e várias outras especificações da entrega do serviço.

Existem outras taxas também que é importante conhecer, como despesas de viagem, horas gastas, instalação do software, evolução tecnológica do ERP, entre outros.

Passo 12: Comparar propostas

Busca-se ajuda de orientadores para comparar as variáveis presentes na hora de escolher o ERP. Importante destacar que preço faz parte, é claro, mas não deve ser o único item. Os orientadores farão a análise estratégica, que atende decisões estratégicas da empresa, como tecnologia empregada, credibilidade do fornecedor, entre outros, e a análise técnica, envolve detalhes sistêmicos e metodológicos sobre itens atendidos.

Passo 13: Decidir estrategicamente

Decisão final seguindo os passos dados. Fazendo uma escolha adequada, ganha-se benefícios reais de produtividade, com aumentos qualitativos e quantitativos.

Fonte: http://pages.rdstation.com.br/ebook13passosparamelhorescolherseuerp_portal

 

Entendendo mais sobre o software ERP:

Como já foi explicado no início das postagens, "o software ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa."

Divisão do software ERP

Na maioria das vezes, o software ERP é divido em 3 camadas:

- Aplicação: Refere-se as funcionalidades do software como cadastros, processos e outros dados da operação da empresa;

- Banco de Dados: onde devem ser armazenados os dados gerados na camada da Aplicação;

- Framework: camada onde é possível configurar e personalizar o ERP, para o caso de novas funções desenvolvidas fora do ERP padrão fiquem disponíveis na Aplicação;

Implementação do ERP

É importante ressaltar que o software ERP não é feito de uma única maneira, tal que uma empresa possa adquirir tal programa, instalar numa máquina e já ter o ERP disponível para uso. Lembremos, obviamente, que cada organização tem necessidades e atividades diferentes uma das outras, portanto um software ERP, para funcionar corretamente, deve levar em consideração as principais características da companhia. Por isso, é importante que a empresa analise as melhores soluções ERP disponíveis, seja pela equipe de TI da própria organização ou por uma equipe de consultoria, para que a demanda seja atendida da maneira mais adequada.

O tempo de implementação do software ERP tende a levar meses. Os provedores das soluções precisam conhecer toda a estrutura de funcionamento da empresa primeiro, depois existem várias etapas para implementação do software, de forma que certos módulos sejam instalados somente depois deste processo já ter ocorrido com outros

Módulos do software ERP

O software ERP costuma ser dividido em módulos. Isso se explica pelo fato de uma empresa ser separada em departamentos e o ERP não necessariamente atenda cada um desses setores ao mesmo tempo. O ERP pode, num primeiro momento, ser implantando nas áreas mais importantes da organização e depois avançar para os outros campos, tudo dependerá da demanda da empresa. Nesse cenário, os provedores de solução implantam os sistemas de módulos, de acordo com a sua funcionalidade.

Geralmente, o módulo tem 2 visões:

- Visão departamental: Pode ser a parte financeira e a parte de recursos humanos, por exemplo. São departamentos mais comuns a todas empresas. Com esta visão também é possível manter os processos de cada departamento na mesma tela, facilitando a vida dos usuários e o controle sobre eles;

- Visão por segmento: Essa visão vai avaliar as especificidades que cada empresa possui. Serão necessários módulos para atender um único processo da empresa;

Mesmo o ERP sendo dividido por Módulos, os seus dados são armazenados de forma única, independente do módulo que acessará.

Fontes: http://portalerp.com/erp

            http://www.infowester.com/erp.php

Totvs mantém-se na liderança do mercado brasileiro de ERP, diz FGV

Empresa nacional detém 37% da base dos sistemas de gestão empresarial instalados no País, segundo estudo da FGV. A SAP é a segunda colocada e Oracle a terceira do ranking.

A fornecedora nacional de sistema de gestão empresarial (ERP) Totvs mantém-se na liderança desse mercado no Brasil. A empresa detém 37% da base instalada desses pacotes no País, segundo dados da 25ª pesquisa anual realizada pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) .

A segunda colocada na venda de ERP é a SAP, com participação de 30%, seguida da Oracle, com 16%. Outras fornecedoras como Infor, QAD, Senior e StarSoft têm uma fatia de 17%, de acordo com o estudo da FGV-EAESP. A pesquisa é referente ao ano de 2013/2014 e entrevistou 2,3 mil empresas de grande e médio porte, que correspondem a 68% das maiores do País. O relatório não contempla pequenos negócios.

A classificação do tamanho das companhias feito pela  FGV é por quantidade de teclados dentro das organizações. Assim, nas com até 170 teclados a Totvs tem uma participação de 52% da base instalada de ERP, enquanto a Oracle e SAP detêm cada uma participação de 9%. Os 17% restantes são de pacotes de outros fornecedores 

Entre as companhias entrevistadas com 170 a 700 teclados, a Totvs aparece com 41% da base instalada de ERP, seguida da SAP com 24%, Oracle com 17% e outros 18%. 

Em se tratando de organizações grandes, com mais de 700 teclados, a liderança é da SAP, que detém 52% da pizza de ERP. A Oracle vem em segundo lugar com 21% do mercado e a Totvs com 20%, enquanto outros fornecedores representam 7% dos sistemas de gestão.

O estudo da FGV não mediu o uso de ofertas de ERP em nuvem. Para o professor Fernando Meirelles, coordenador da pesquisa, esse tema ainda é muito nebuloso no País. Esse tipo de avaliação deverá entrar mais para frente nos próximos estudos, quando segundo ele, o modelo estiver mais maduro no Brasil.

Fonte: http://computerworld.com.br/tecnologia/2014/04/24/totvs-mantem-se-na-lideranca-do-mercado-brasileiro-de-erp-diz-fgv/

Vantagens e desvantagens em um ERP

O uso do sistema ERP em uma organização proporciona o aumento da competitividade da mesma, além de auxiliar o fluxo e a tomada de decisões dentro da empresa de acordo com os dados coletados e fornecidos dentro sistema. A seguir serão descrias algumas vantagens e desvantagens do uso desse sistema na organização.

As vantagens da implantação do sistema ERP consistem em eliminar o uso de interfaces manuais, que demandam mais tempo para execução de alguns processos, aperfeiçoar o fluxo de informações entre os setores onde o sistema esta implantado, melhorar o processo de tomada de decisão fazendo com que seja mais preciso e exato o rumo a seguir mediante a situação apresentada, evitar a repetição de dados e nas atividades dentro da empresa e reduzir o tempo quais essas informações demandam para chegar até o nível estratégico para que se tome alguma decisão referente a situação.

As desvantagens são, de forma mais literal, o fato de que a utilização do sistema não torna a empresa por si só integrada, pois a mesma ainda requer algumas atividades que as integrem de forma que haja comunicação, torna os departamentos ou setores uns dependentes dos outros pois a informação que chega a um setor ela depende do setor anterior para ter um nível de precisão maior para poder ter sua utilidade garantida.

O sistema ERP foi criado para otimizar a tomada de decisões dentro de uma organização, mas ainda que seja implantado e planejado desde seu desenvolvimento ate a sua implantação é possível que ao final o resultado não seja agradável ao que se tinha foco e seja uma perda de investimentos e tempo desnecessários podendo ser poupados com planejamento desde o seu inicio.

Um pouco sobre "ERP - Enterprise Resource Planning"

Neste blog, iremos abordar o tema ERP, onde vamos mostrar e demonstrar o assunto de forma prática e dinâmica. Semanalmente iremos fazer análises diversas sobre o tema, visando um aprofundamento sobre a ERP e levar ao leitor um desejo de aprender além do informado por nós e colaborar com comentários ou discussões sobre o tema.

A Princípio iremos dar uma breve explicação sobre o tema ERP:

1 - Qual o significado da sigla ERP? 

É uma sigla em Inglês que significa 'Enterprise Resource Planning', que nada mais é, em português que: 'Planejamento dos Recursos da Empresa'.

2 - Pra que serve um ERP?

ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.

3 - Qual o objetivo do ERP?

O ERP tem como objetivo organizar o trabalho numa empresa.
Um ERP registra informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, produtos, vendas, compras, pagamento, impostos entre outras.


Conteúdo extraído de: http://portalerp.com/erp